Les indemnités kilométriques - Comment ça marche ?

Que vous soyez salarié, entrepreneur ou dirigeant de société, vous avez peut-être besoin d’utiliser votre véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Dans ce cas, vous pouvez bénéficier d’un remboursement appelé indemnité kilométrique.

Mais à quelles conditions ? Comment les calculer ? Et quelle est la limite de déductibilité ? On vous explique tout.

Définition des indemnités kilométriques

Les indemnités kilométriques sont une compensation financière versée par l’employeur ou prise en compte par le dirigeant d’entreprise lorsqu’un véhicule personnel est utilisé à des fins professionnelles.

Elles servent à couvrir les frais liés à l’usage du véhicule :

• Carburant,
• Usure (amortissement),
• Assurance,
• Entretien, etc.

À noter : elles ne concernent pas les trajets domicile-travail, sauf situations particulières (salarié sans transport en commun, missions exceptionnelles, etc.).

Comment sont-elles calculées ?

Les indemnités kilométriques sont calculées en fonction :

1. De la distance parcourue (en km) à titre professionnel,
2. Du type de véhicule utilisé (voiture, moto, cyclomoteur),
3. De la puissance fiscale du véhicule.

Le barème fiscal

Chaque année, l’administration fiscale publie un barème officiel, qui détermine le montant remboursable par kilomètre.

Quelles conditions pour en bénéficier ?

1. Utilisation du véhicule personnel (le véhicule n’est pas inscrit à l’actif de l’entreprise),
2. Déplacements exclusivement professionnels,
3. Justificatifs obligatoires:
   • Date,
   • Objet du déplacement,
   • Trajet exact,
   • Nombre de kilomètres parcourus.

Pas de justificatif = pas de déduction possible en cas de contrôle fiscal ou URSSAF.

À qui s’adresse ce dispositif ?

• Aux salariés, pour se faire rembourser par leur employeur,
• Aux dirigeants de sociétés à l’IS (SAS, SASU, SARL…) qui utilisent leur véhicule personnel,
• Aux indépendants relevant du régime réel (régime micro exclu sauf exceptions).

Un dirigeant assimilé salarié (ex : président de SASU) peut se verser des indemnités kilométriques non soumises aux charges sociales si le barème est respecté.

Conclusion

Les indemnités kilométriques permettent de rembourser équitablement les frais liés à l’usage personnel d’un véhicule dans un cadre professionnel. Bien utilisées, elles offrent une solution souple, fiscalement avantageuse et simple à mettre en œuvre… à condition de bien respecter les règles.

Avant de les mettre en place, pensez à :

• Choisir le bon barème,
• Conserver tous les justificatifs,
• Et vous faire accompagner pour éviter les erreurs.